L’inventaire annuel donne un chiffre juste au pire moment : trop tard pour enquêter. L’inventaire tournant donne des chiffres partiels toute l’année, au moment où l’on peut encore agir. Pour la prévention des pertes, le second vaut mieux que le premier.
Ce qu’est un inventaire tournant
L’inventaire tournant consiste à compter en continu des portions du stock selon un calendrier défini, de sorte que chaque référence soit comptée une ou plusieurs fois dans l’année, sans jamais arrêter l’activité. Il s’oppose à l’inventaire annuel, qui compte tout en une fois, généralement magasin fermé.
Les quatre types d’inventaire
- L’inventaire annuel. Comptage exhaustif à date fixe, obligatoire pour la clôture comptable. Il donne une photographie, pas un pilotage.
- L’inventaire tournant. Comptage par rotation programmée, en activité. Il donne une tendance et permet l’enquête.
- L’inventaire permanent. Mise à jour du stock à chaque mouvement par le système. C’est le stock théorique, celui qu’il faut justement confronter à la réalité.
- L’inventaire intermittent. Comptages ponctuels, déclenchés par un doute ou un événement, sans calendrier.
L’inventaire tournant ne remplace pas l’obligation comptable annuelle. Il la prépare, et il la rend moins douloureuse : un stock contrôlé toute l’année réserve beaucoup moins de surprises à la clôture.
Par où commencer la rotation
Le principe est de concentrer la fréquence là où la valeur et le risque se concentrent. Un classement en trois groupes suffit.
- Groupe A. Fort prix unitaire, faible encombrement, rotation rapide. Spiritueux, parfumerie, petit électronique, lames et consommables techniques. Comptage mensuel.
- Groupe B. Valeur moyenne ou rotation moyenne. Comptage trimestriel.
- Groupe C. Faible valeur unitaire, fort encombrement, rotation lente. Comptage semestriel ou annuel.
Le critère de classement ne doit pas être le chiffre d’affaires seul. Un produit cher, petit et facile à revendre mérite le groupe A même si sa part de chiffre d’affaires est modeste : c’est exactement le profil qui alimente la démarque.
Les règles qui rendent le comptage fiable
- Figer la zone. Aucun mouvement de marchandise sur la zone pendant le comptage, ni mise en rayon ni retour de réserve.
- Séparer les rôles. Celui qui compte n’est pas celui qui est responsable du stock compté, et la saisie est faite par une troisième personne lorsque c’est possible.
- Compter tous les emplacements. Rayon, réserve, tête de gondole, zone de retour fournisseur, véhicule de livraison. Un oubli d’emplacement produit un écart négatif qui n’existe pas.
- Recompter avant de conclure. Tout écart supérieur à un seuil défini déclenche un second comptage par une autre personne.
Ce que l’inventaire tournant change pour la démarque
Il réduit le délai entre les faits et le constat. Un écart détecté dans le mois reste enquêtable : les images existent encore, les bons de livraison sont accessibles, les plannings sont consultables. Le même écart détecté onze mois plus tard ne donnera jamais de réponse.
Il permet aussi de corréler. Compter la même famille tous les mois fait apparaître des régularités, par jour de livraison, par équipe, par période de l’année, qu’un comptage unique annuel ne peut pas révéler.
Un calendrier type sur douze semaines
Pour un point de vente qui découpe son stock en douze zones de comptage, une organisation simple consiste à compter chaque semaine une zone du groupe A, une zone du groupe B toutes les deux semaines, et une zone du groupe C une fois par mois. Au bout de douze semaines, les familles sensibles ont été comptées trois fois, les familles intermédiaires une fois et demie en moyenne, les familles lentes une fois.
La taille des zones se règle sur un principe pratique : une zone doit pouvoir être comptée, recomptée sur ses écarts et saisie dans la même demi journée. Une zone trop grande déborde sur l’activité, et les mouvements de marchandise pendant le comptage faussent le résultat.
Introduire une part d’imprévisibilité
Un calendrier entièrement connu à l’avance a un défaut : il est connu de tout le monde. Une partie des pertes s’adapte aux contrôles prévisibles. Réserver une part des comptages, par exemple une zone sur quatre, à un tirage au sort réalisé le jour même rend le dispositif plus difficile à contourner, sans alourdir la charge de travail.
Les erreurs les plus fréquentes
- Compter pendant la mise en rayon. Le comptage capte un état intermédiaire, et l’écart produit n’existe pas.
- Toujours compter les mêmes jours. Le dispositif devient prévisible.
- Ne compter que le linéaire. La réserve et les emplacements secondaires portent souvent la clé de l’écart.
- Régulariser sans enquêter. Le système est remis à jour, la cause continue de courir, et l’écart revient au comptage suivant.
- Ne pas consigner la cause retenue. Sans cette trace, les récurrences ne se voient jamais.
Inventaire tournant et obligation annuelle
Le code de commerce impose un inventaire au moins une fois tous les douze mois. Selon les cas, et sous réserve de la fiabilité de l’inventaire permanent tenu par le système, un dispositif de comptages tournants couvrant l’ensemble des références sur l’exercice peut être admis pour satisfaire cette obligation. Le point se valide avec l’expert comptable et, le cas échéant, avec le commissaire aux comptes, avant de renoncer au comptage exhaustif de clôture.
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Questions fréquentes
Les différents types d’inventaire de stock
Quatre types coexistent : l’inventaire annuel, exhaustif et obligatoire pour la clôture ; l’inventaire tournant, par rotation programmée en activité ; l’inventaire permanent, tenu par le système à chaque mouvement ; et l’inventaire intermittent, déclenché ponctuellement.
Ce qu’est un inventaire annuel
C’est le comptage exhaustif du stock réalisé une fois par exercice pour valoriser les stocks au bilan. Il répond à une obligation comptable mais arrive trop tard pour permettre une enquête utile sur les écarts qu’il révèle.
Le ratio de rotation des stocks
Il rapporte le coût des marchandises vendues au stock moyen de la période et indique combien de fois le stock se renouvelle. Une rotation lente sur une famille à forte valeur signale un risque de démarque et justifie un comptage plus fréquent.
La fréquence d’un inventaire tournant
Elle se règle par famille de produits et non pour tout le magasin : mensuelle pour les familles à forte valeur et faible encombrement, trimestrielle pour les familles intermédiaires, semestrielle ou annuelle pour les familles lentes et pondéreuses. Une part des comptages tirée au sort le jour même renforce l’efficacité du dispositif.