Constater un écart d’inventaire prend cinq minutes. L’expliquer est un travail d’enquête, et il suit un ordre précis. Suivi dans le désordre, il ne donne jamais de réponse.
Ce qu’est un écart d’inventaire
Un écart d’inventaire est la différence entre le stock enregistré dans le système et le stock physiquement compté. Il est négatif quand il manque de la marchandise, positif quand il y en a plus que prévu. Dans les deux cas il traduit la même chose : le système ne décrit plus la réalité.
Un écart n’est pas une perte tant qu’il n’est pas expliqué. Une part significative des écarts constatés en première passe se résout en erreur de comptage ou de référencement, sans qu’aucune marchandise n’ait quitté le magasin.
La méthode d’investigation, dans l’ordre
- Recompter. Avant toute hypothèse, recompter les références en écart, par une personne différente de celle qui a compté la première fois. Vérifier la réserve, les emplacements secondaires, les têtes de gondole et les produits en attente de retour fournisseur.
- Chercher le doublon. Croiser les références en écart négatif avec celles en écart positif du même rayon. Les codes barres voisins et les conditionnements proches ressortent immédiatement.
- Contrôler les réceptions. Reprendre les bons de livraison de la période sur les références concernées, et vérifier qu’un comptage a bien eu lieu à l’arrivée. Un bon signé sans comptage explique à lui seul des écarts importants.
- Vérifier les mouvements. Transferts vers d’autres points de vente, retours fournisseur, régularisations manuelles. Chaque mouvement non soldé crée un écart.
- Contrôler la saisie de la démarque connue. Comparer le volume de casse saisi au volume attendu pour la famille. Un volume anormalement bas ne veut pas dire moins de casse, il veut dire moins de saisie.
- Analyser l’encaissement. Annulations, remises, ventes à prix modifié sur la période et sur les références concernées, par caisse et par opérateur.
- Enfin, examiner l’hypothèse du vol. Elle arrive en dernier, parce qu’elle est la seule qui ne se vérifie pas dans les données de gestion.
Cet ordre n’est pas arbitraire. Les six premières étapes se mènent au bureau, sur des données existantes, et résolvent la majorité des écarts. La septième mobilise du temps, des images et parfois une procédure. La lancer en premier revient à payer cher pour une réponse que les données donnaient gratuitement.
La fenêtre de temps
Chaque semaine écoulée entre les faits et le constat réduit la probabilité d’expliquer l’écart. Les images de vidéosurveillance sont effacées après leur durée de conservation, les bons de livraison sont archivés, les équipes ont tourné. C’est le premier argument en faveur de comptages fréquents sur périmètre réduit plutôt que d’un inventaire annuel complet.
Ce qu’il ne faut jamais faire
Régulariser un écart sans l’avoir expliqué. L’écriture de régularisation remet le système et la réalité en phase, ce qui est nécessaire, mais elle efface en même temps la trace du problème. Si la cause reste active, le même écart reviendra au comptage suivant, et personne ne se souviendra du précédent.
La bonne pratique consiste à consigner, pour chaque écart régularisé, la cause retenue ou la mention explicite qu’elle n’a pas été trouvée. Cette seule discipline fait émerger les récurrences au bout de deux ou trois cycles.
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Questions fréquentes
Le calcul d’un écart d’inventaire
Stock théorique moins stock compté, par référence. Valorisé au prix de revient, l’écart devient comparable d’un rayon à l’autre. La somme des écarts en valeur absolue mesure mieux la fiabilité du stock que le solde net, qui compense les manques par les excédents.
Qui réalise l’inventaire dans une entreprise
L’inventaire physique relève de la direction du point de vente, qui peut le confier à ses équipes ou à un prestataire spécialisé. Le principe à respecter dans les deux cas : celui qui compte ne doit pas être celui qui a la responsabilité du stock compté.
Comment faire un inventaire en grande surface
Par zones figées, avec arrêt des mouvements de marchandise pendant le comptage, double comptage sur les familles sensibles et séparation des rôles entre le comptage et la saisie. Les emplacements secondaires, réserve et têtes de gondole, sont la première source d’écart apparent.